AI-powered B2B Order Management
Chaoszamówień.UporządkowanyprzedERP.
ORDERLY zamienia zamówienia z e-maili, PDF-ów, Excela i skanów w zweryfikowany draft ERP.
AI odczytuje dane. System sprawdza indeksy, jednostki, ceny, rabaty i reguły ERP. Człowiek podejmuje decyzję tylko tam, gdzie pojawia się wyjątek.
PoC na realnych zamówieniach klienta. Bez dużego wdrożenia na start.
Od skrzynki mailowej do uporządkowanego rekordu w systemie.
Dla firm, w których ERP działa — ale wejście zamówień nadal jest ręczne.
ORDERLY wspiera zespoły obsługi zamówień, BOK, logistyki i IT tam, gdzie zamówienia przychodzą w wielu formatach, a każdy błąd przed ERP kosztuje czas, korektę i opóźnienie.
Hurtownie
Produkcja
Food / FMCG
Budownictwo i instalacje
Problem operacyjny
System ERP działa.
Problem zaczyna się wcześniej.
Zamówienia przychodzą tak, jak wygodnie klientowi — nie tak, jak potrzebuje tego system.
E-mail
Treść wiadomości i załączniki wymagają ręcznej interpretacji.
PDF
Różne układy, tabele i formaty utrudniają automatyczne przetwarzanie.
Excel
Klienci używają własnych szablonów, kolumn, nazw produktów i skrótów.
Skan
Nieczytelne dane i brak struktury blokują prosty zapis do ERP.
Dlaczego to boli
Ręczna obsługa spowalnia cały cykl zamówienia.
Koszt procesu nie kończy się na przepisywaniu danych. Problemem są też błędy, kolejki, brak widoczności i praca ludzi nad zadaniami, które powinny być uporządkowane automatycznie.
Cykl zamówienia
Wąskie gardłoTempo
Długie cykle obsługi
Kolejki mailowe, piki zamówień i SLA pod presją.
Jakość
Błędy w danych
Indeksy, ilości, jednostki, ceny, rabaty, odbiorca i płatnik wymagają kontroli.
Kontrola
Brak widoczności
Status zamówienia jest rozproszony po skrzynkach, plikach i notatkach.
Zasoby
Koszt BOK
Zespół wykonuje administrację zamiast obsługi klienta i kontroli jakości procesu.
Im większy wolumen i liczba wyjątków, tym trudniej utrzymać tempo bez zwiększania pracy ręcznej.
Proces end-to-end
Jeden kontrolowany przepływ od wiadomości do ERP.
ORDERLY porządkuje wejście zamówień, odczytuje dane, sprawdza je biznesowo i przygotowuje draft w systemie. Człowiek włącza się tam, gdzie decyzja jest potrzebna.
Krok 01
Inteligentny odbiór
System monitoruje wskazane skrzynki i rozpoznaje wiadomości zawierające zamówienia. Oddziela zamówienia od spamu, zapytań i wiadomości nieistotnych dla procesu.
Rozumienie kontekstowe
Odczyt tekstu to dopiero początek.
OCR widzi znaki. ORDERLY rozumie zamówienie w kontekście procesu handlowego, logistycznego i ERP.
OCR
Tylko ekstrakcja znaków
- Odczytuje tekst. Zwraca pola.
- Nie zna kontekstu klienta.
- Nie sprawdza reguł handlowych.
- Nie wie, czy zamówienie ma sens.
Wynik OCR
Nadawcatekst rozpoznany
IndeksA-4421
Ilość12 szt
Cena—
Jednostka?
Prosty skan z wyciągniętymi polami — bez walidacji biznesowej.
ORDERLY
Kontekst procesu i ERP
- Rozpoznaje kontekst zamówienia.
- Sprawdza indeksy i EAN/SKU.
- Waliduje jednostki miary.
- Porównuje ceny i rabaty.
- Rozróżnia odbiorcę i płatnika.
- Wykrywa wyjątki.
- Przygotowuje draft ERP.
Validation engine
2 wyjątki- ProduktOK
- Jednostkawymaga przeliczenia
- CenaOK
- RabatOK
- Odbiorca / płatnikniezgodność
- Statuswymaga uwagi
Draft ERPAkceptuj draft
Wniosek
Wartość nie jest w samym odczycie. Wartość jest w walidacji przed zapisem do ERP.
Obszary kontroli
ORDERLY sprawdza zamówienie tak, jak zrobiłby to doświadczony pracownik.
System nie kończy pracy na rozpoznaniu tekstu. Sprawdza, czy dane zamówienia są zgodne z logiką klienta, produktów, cenników i ERP.
Obszary kontroli
Każde zamówienie przechodzi przez te same reguły — jak checklista doświadczonego operatora.
Produkt
EAN / SKU / indeks produktu
Czy produkt istnieje w bazie i czy kod klienta można powiązać z właściwym indeksem?
Jednostka
Jednostka miary
Czy sztuki, kartony, zgrzewki, kilogramy albo palety są zgodne z przelicznikami i regułami ERP?
Handel
Cena i rabat
Czy cena, rabat albo warunki handlowe odpowiadają cennikowi, umowie albo historii klienta?
Kontekst
Historia klienta
Czy klient powtarza znany wzorzec zamówienia, używa starych nazw albo własnych skrótów?
Dane
Odbiorca / płatnik
Czy dane dostawy i dane rozliczeniowe są poprawnie rozdzielone?
ERP
Reguły ERP
Czy zamówienie spełnia warunki potrzebne do przygotowania poprawnego draftu?
Walidacja nie zastępuje pracownika. Odtwarza jego logikę decyzyjną i zostawia wyjątki w kolejce do akceptacji.
Wyjątki
Zamówienie z problemem nie blokuje procesu.
ORDERLY oddziela zamówienia gotowe od tych, które wymagają decyzji. Dzięki temu zespół nie przepisuje wszystkiego ręcznie, tylko pracuje na wyjątkach.
Routing wyjątków
Większość zamówień idzie dalej automatycznie — operator widzi tylko to, co wymaga decyzji.
Routing po walidacji
Proces ciągłyPodział po walidacji78% / 22%
Automatycznie do ERPDo kolejki wyjątków
OK
78%Zamówienie po walidacji trafia do draftu ERP bez zatrzymania procesu.
Wymaga uwagi
22%Zamówienie trafia do kolejki wyjątków z jasnym powodem problemu i sugestią.
Przykłady wyjątków
8Wyjątek nie blokuje całej operacji. Reszta zamówień przechodzi do ERP, a zespół pracuje tylko na tym, co wymaga decyzji.
Uczenie na korektach
Każda poprawka zwiększa skuteczność kolejnych zamówień.
ORDERLY zapamiętuje powtarzalne wzorce błędów klientów i wykorzystuje je przy kolejnych zamówieniach.
Elementy pamięci korekt
- Stare indeksy
- Własne nazwy produktów
- Nietypowe jednostki
- Stałe skróty
- Powtarzalne formaty
- Charakterystyczne dopiski w e-mailach
- Częste rozbieżności odbiorca–płatnik
Krótki scenariusz
Klient używa starego symbolu produktu. Pracownik poprawia go raz. ORDERLY zapisuje korektę. Przy kolejnym zamówieniu system sugeruje właściwy indeks.
1Błąd klienta
2Korekta pracownika
3Pamięć korekt
4Lepsza sugestia przy kolejnym zamówieniu
Human-in-the-loop
Człowiek pozostaje w procesie.
Automatyzacja nie oznacza wysyłania danych „w ciemno”. AI przygotowuje draft, ale decyzja przy wyjątkach zostaje po stronie człowieka.
Ścieżka decyzji
Operator przechodzi z przepisywania danych do kontroli wyjątków, jakości procesu i obsługi klienta.
- 01Automatycznie
AI przygotowuje draft
System ekstrahuje dane, waliduje je i układa gotowy szkic zamówienia.
- 02Kontekst
Pracownik widzi źródło i wyjątki
Operator ma dostęp do oryginału, wykrytych pól i listy problemów do decyzji.
- 03Sugestia
System pokazuje reguły i sugestie
ORDERLY wskazuje, która reguła zadziałała i co system proponuje poprawić.
- 04Decyzja
Pracownik akceptuje, poprawia albo odrzuca
Decyzja jest świadoma — bez wysyłania danych do ERP „w ciemno”.
- 05Audit trail
Decyzja trafia do logu procesu
Każda akceptacja, korekta i odrzucenie zostaje zapisane z timestampem.
Zespół przechodzi z przepisywania danych do kontroli wyjątków, jakości procesu i obsługi klienta — z pełną widocznością tego, co system zaproponował i dlaczego.
Odpowiedzialność
Każdy etap można sprawdzić.
ORDERLY zapisuje historię procesu od wpływu wiadomości do przygotowania draftu ERP.
To ogranicza ryzyko operacyjne i ułatwia kontrolę procesu — każda decyzja i każdy etap mają status, timestamp i pełny kontekst.
Bezpieczeństwo i architektura
Dane zamówień pod kontrolą klienta.
ORDERLY może działać w architekturze dopasowanej do wymogów IT, bezpieczeństwa i compliance.
Model kontroli danych
Opcje wdrożenia i dostępu
- Wdrożenie
On-premise
Instalacja w infrastrukturze klienta. Dane nie opuszczają organizacji.
- Wdrożenie
Zamknięta chmura
Dedykowane, odizolowane środowisko dla klienta.
- Dostęp
Kontrole dostępu
RBAC, kontrola uprawnień i pełny audyt działań użytkowników.
- Ochrona
Ochrona danych
Szyfrowanie, backup, SLA i kontrola dostępu do środowiska.
Automatyzacja procesu nie musi oznaczać utraty kontroli nad danymi.
ERP-ready
ERP zostaje systemem docelowym. ORDERLY porządkuje dane przed wejściem.
ORDERLY nie zastępuje ERP. Uzupełnia proces tam, gdzie dane zamówienia są jeszcze nieustrukturyzowane, rozproszone i wymagają kontroli.
Format wyjścia do ERP
System może przygotować uporządkowany draft, plik integracyjny albo rekord gotowy do przekazania do ERP. Zakres integracji zależy od środowiska klienta, dostępnych API, reguł biznesowych i oczekiwanego poziomu automatyzacji.
Draft do akceptacjiEksport danych do plikuIntegracja przez APIIntegracja z kolejką procesowąZapis po akceptacji człowieka
PoC
Na etapie PoC ustalamy, jaki poziom integracji daje najlepszy stosunek efektu do ryzyka.
Największy potencjał
Tam, gdzie wolumen, formaty i wyjątki
przeciążają zespół.
ORDERLY daje największą wartość tam, gdzie różnorodność wejścia i wyjątki nadal obciążają zespół przed ERP.
Profil operacyjny
Wyniki mierzone na procesie
Mniej ręcznej pracy. Mniej błędów. Szybsze wejście zamówień do ERP.
Efekt ORDERLY powinien być mierzony na realnych zamówieniach klienta, a nie w abstrakcyjnym demo.
Efekty operacyjne
Cztery wymiary oceny procesu — od tempa pracy po kontrolę wyjątków.
Szybciej
Zamówienie szybciej przechodzi od e-maila do draftu ERP.
Dokładniej
Dane są walidowane przed zapisem do systemu.
Skalowalnie
Piki zamówień nie muszą oznaczać proporcjonalnego wzrostu pracy ręcznej.
Przejrzyście
Statusy, wyjątki, korekty i odpowiedzialność są widoczne w procesie.
- Czas od e-maila do draftuCzas
- Udział zamówień bez ręcznej korektyAutomatyzacja
- Liczba i typy wyjątkówWyjątki
- Czas obsługi wyjątkuOperacje
- Błędy wykryte przed ERPJakość
- Wpływ na pracę zespołu BOKZespół
Następny krok
Zacznijmy od realnych zamówień, nie od dużego wdrożenia.
Nie trzeba zaczynać od pełnej transformacji. Najpierw sprawdzamy proces na dokumentach klienta i mierzymy, ile pracy można realnie usunąć albo przesunąć z przepisywania na kontrolę wyjątków.
Warsztat procesowy
Mapujemy kanały zamówień, typy dokumentów, reguły, wyjątki i obecny sposób pracy zespołu.
Próbka zamówień
Analizujemy reprezentatywne e-maile, PDF-y, Excelle i skany.
Test ekstrakcji i walidacji
Sprawdzamy odczyt danych, reguły biznesowe, kolejkę wyjątków i przygotowanie draftu.
Rekomendacja wdrożenia
Pokazujemy wyniki, ograniczenia, wymagania integracyjne i rekomendowaną architekturę.
PoC pozwala ocenić potencjał automatyzacji bez decyzji o dużym wdrożeniu na start.
Dlaczego ORDERLY
Więcej niż OCR. Mniej ryzyka niż pełna przebudowa procesu.
ORDERLY adresuje konkretny proces — nie wymaga wieloletniej transformacji całego order-to-cash.
Pozycjonowanie rozwiązań
Od wąskiego odczytu po pełną transformację — ORDERLY celuje w proces zamówień B2B przed ERP.
Klasyczny OCR
Pozycjonowanie
Dobry do odczytu tekstu, ale niewystarczający do kontroli zamówienia.
Ograniczenia
- Brak kontekstu klienta i historii zamówień
- Brak reguł ERP i walidacji cen
- Brak kolejki wyjątków i pamięci korekt
Najlepiej gdy
Wystarcza sam odczyt tekstu bez walidacji biznesowej.
ORDERLY
Pozycjonowanie
Skupiony na jednym bolesnym procesie: zamówienia B2B przed ERP.
Co łączy
- Odczyt wielu formatów zamówień
- Walidacja biznesowa i reguły ERP
- Human-in-the-loop, audit trail, bezpieczne wdrożenie
Najlepiej gdy
Trzeba uporządkować zamówienia B2B bez przebudowy całego order-to-cash.
Duża platforma enterprise
Pozycjonowanie
Szeroka i dojrzała, ale często oznacza większy projekt, dłuższy start i więcej integracji.
Zakres
Nadaje się, gdy firma chce transformować cały order-to-cash — szerszy zakres niż sam proces zamówień.
Najlepiej gdy
Priorytetem jest transformacja szerokiego łańcucha order-to-cash.
Wniosek
ORDERLY wchodzi tam, gdzie EDI nie obejmuje wszystkich klientów, a ręczna obsługa nadal przeciąża zespół.
Najczęstsze pytania
Krótkie odpowiedzi na pytania, które najczęściej pojawiają się przed startem PoC.
Nie. ERP pozostaje systemem docelowym. ORDERLY porządkuje i waliduje dane przed wejściem do ERP.
Nie tylko. OCR odczytuje tekst. ORDERLY odczytuje dane, sprawdza je biznesowo, wykrywa wyjątki i przygotowuje draft ERP.
Tak. Możliwy jest model on-premise albo zamknięta, dedykowana chmura, zależnie od wymagań klienta.
Tak. Człowiek podejmuje decyzję przy wyjątkach, korektach i akceptacji draftu.
E-maile, PDF-y, pliki Excel, skany oraz treści wiadomości zawierające zamówienia.
Tak. System wskazuje problem i kieruje zamówienie do kolejki wyjątków z informacją, co wymaga decyzji.
Tak. Powtarzalne korekty mogą być zapamiętywane i wykorzystywane jako sugestie przy kolejnych zamówieniach.
Na stronie nie deklarujemy jednego czasu dla wszystkich. Pierwszym krokiem jest PoC na realnych zamówieniach, po którym można określić zakres i harmonogram wdrożenia.
Sprawdź, ile ręcznej pracy można usunąć z obsługi zamówień B2B.
Pokaż nam realne zamówienia: e-mail, PDF, Excel albo skan. Sprawdzimy, gdzie ORDERLY może skrócić pracę, ograniczyć błędy i uporządkować proces przed ERP.
Warsztat procesowy + próbka zamówień + rekomendacja PoC